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Design-Elemente

„Strickmuster“ der WUP-Sommer-Akademien

Veranstaltungs-Designs

Eine Sommer-Akademie rund ums Themenfeld VERANSTALTUNGS-DESIGNS – in

Werkstatt-Atmosphäre, mit eigenwilligen Workshop-, Event- und Kreativmethoden,

mit über 120 bunt gemischten Menschen und einer vollen Themenpalette. Da liegt es

nahe, nach den Planungsparametern und Design-Elementen dieses Inszenierten

LernEvents

zu fragen. Die „Strickmuster“ unserer inzwischen sechs Sommer-

Akademien finden Sie hier.

1. Die Sommer-Akademie

Wie kann man ungewöhnliche und „merk-wür-

dige“ Veranstaltungen inszenieren und durch-

führen? Wie vermittelt man breites Know-how

rund ums Thema Veranstaltungs-Designs und ist

gleichzeitig Modell für ähnliche Events? Unsere

Sommer-Akademie bietet beides: inhaltlich eine

bunte Fülle an Impulsen und Anregungen zum

Thema „Designs“ und sie ist zugleich methodi-

sches Beispiel für eine ungewöhnlich inszenierte

Großveranstaltung mit vielen vielen Design-

Facetten – live.

2. Das Ei

Die Metaphorik unserer Sommer-Akademie

kreiste schon immer ums Eierbrüten, Eierlegen

und das Ei als Entwicklungschance für neues.

Eier begleiteten unser Inszeniertes LernEvent

konsequent: Das Ei findet sich im Programm,

beim Web-Auftritt, auf Infokarten, Vorabinfos und

in der Dokumentation. Es gibt hart gekochte Eier

mit Salz für den Zwischendurch-Hunger, ver-

schieden farbige Shake-Eier fürs Bilden von

Subgruppen und für rhythmische Aktionen, rie-

sengroße tragbare Kulisseneier, das „Eierbrüten“

am dritten Tag nachmittags und den bereits kult-

haften Dia-Fachvortrag eines Biologen über das

Ei, das Brüten und das Flüggewerden – nicht nur

im Tierreich. Und natürlich beschreibt „E(i)vent“

die ganze Palette lust- und wirkungsvoller Ver-

anstaltungen – vom kleinen Seminar und Work-

shop bis hin zum Großgruppen-Event.

3. Die Menschen

Veranstaltungen leben von den Menschen und

deren Erfahrungen. Im Idealfall sind die so inte-

ressant, dass alleine das schon reizt, dabei zu

sein. Also suchen wir die bunte Mischung: aus

dem Profit- und Nonprofit-Bereich, aus dem In-

und Ausland, wissenshungrig-quirlige Einsteiger

und abgeklärte Profis, Mitarbeiter aus Groß- und

Kleinunternehmen, aus Hochschulen, aus den

Sparten Schulung, Change, OE, Event und Mar-

keting, Vertreter sozialer, kirchlicher und politi-

scher Einrichtungen und dazu eine Schar Freibe-

rufler.

Solch buntscheckiger Teilnehmer-Mix ist bei

offen ausgeschriebenen Veranstaltungen schwer

zu steuern. Aber differenzierte Ansprache und

Werbung, Sponsorplätze und gezieltes Einladen

von Gästen ergeben eine stimulierende hetero-

gene Gruppe jenseits der üblichen Zusammen-

setzung. Zur Abrundung kommen noch gut ein

Dutzend „Guter Geister“ dazu – ausgewählte

Studenten und Hochschulabsolventen aus ver-

schiedenen Fachrichtungen und Herkunftsorten.

Bei den „Impuls-Gebern“ fällt es leichter, diesen

Mix anzusteuern. Wir haben darauf geachtet,

dass sie nicht nur kurzfristig als „Referenten“

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anwesend sind. Viele bleiben drei oder vier Tage

und verwandeln sich außerhalb ihrer Impuls-

Beiträge in „normale“ Teilnehmer. Das erhöht die

Erfahrungsdichte der ganzen Veranstaltung.

Heterogenität hat natürlich auch ihre Kehrseite:

die Erwartungslevels der Anwesenden streuen

beträchtlich.

4. Themen-Foren – der große Überblick

Wer aufs Programm schaut, dem fallen bei der

letzten Version wohl zuerst die jeweils drei paral-

lelen Themen-Foren an den Vormittagen auf. Für

insgesamt neun zentrale Veranstaltungs-

Themen gibt’s da den großen Überblick – re-

cherchiert und angereichert mit Berichten, The-

sen, Videos und Statements von Erfahrungs-

trägern aus verschiedenen Branchen und Ar-

beitsfeldern. Da dreht sich dann alles um Plan-

spiel & Simulation, Erlebnislernen, Wissens-

transfer, Change, Führungsqualifikation, Event-

kultur, Tagungen & Messen, Partizipation und

Trends.

5. Impuls-Beiträge – die Vertiefung

An die 20 Impuls-Beiträge (manche nennen sie

„Workshops“) vertiefen ausgewählte Aspekte.

Innerhalb von festen Zeitfenstern stehen meist 6

von ihnen zur Wahl. Auch hier die bewusst breite

und kreativ-bunte Mischung aus ganz verschie-

denen Arbeitsfeldern. Nicht umsonst heißen

diese Beiträge „Impulse“ (nicht „Referate“). Kurz

und stimulierend regen sie die Teilnehmer an,

auf Basis des Präsentierten kreativ weiter zu

spinnen und für sich selbst neue Lösungen zu

finden. Es geht ums Entdecken von Ideen-

Nuggets. Infomarkt und Brain-Kick dominieren.

Impuls-Geber mit spannenden Themen zu fin-

den, die ihre Ideen und Erfahrungen unge-

schminkt weitergeben und das auch noch me-

thodisch pfiffig machen, das ist der aufwändigste

Teil der Planung der Sommer-Akademie. In

Summe bedeutet das mehr als ein Jahr Arbeit:

planen, briefen, abstimmen, koordinieren und

beraten.

6. Rahmen und Gesamt-Struktur

Man geht zur Sommer-Akademie wegen des

breiten Erfahrungshintergrundes der dort ver-

sammelten Menschen, wegen der interessanten

Themen-Foren und Impuls-Beiträge und wegen

der Gesamt-Inszenierung, denn die ist Ideen-

quelle und Modell für viele Veranstaltungen ganz

unterschiedlicher Größe und Bauart.

Der Start: Emotional, sozial, thematisch, inhalt-

lich, klimatisch und räumlich einstimmend. In

mehreren fürsorglich kleinen Etappen.

Orientierungsphasen im Plenum: Die Auftei-

lung in viele Impuls-Gruppen braucht Orientie-

rung und Plenum als Gegengewicht. Deshalb

startet jeder Vor- und Nachmittag mit kurzen

Plena und auch der offizielle Tag endet in der

Regel dort. Es gibt Kurzvorstellungen der jeweils

aktiven Impuls-Geber (ergänzend zum Text im

Programmheft – das erleichtert die Wahl), Orien-

tierung über kurzfristig entstandene Themen-

gruppen und Initiativen und zwischendurch über-

raschende Kurz-Inputs (z.B. Diavortrag über das

Ei).

Abendprogramme im Plenum: Drei Abende

jeweils im Plenum, um die Energie der Gesamt-

gruppe zu nutzen. Am ersten Abend unser

„Seeoner Mysterienspiel“ – eine thematische

Inszenierung der EIVENT-Antagonisten „Lust“

und „Askese“ (ein metaphorischer Beitrag über

Ernsthaftigkeit und „Fun and Entertainment“). Am

zweiten Abend die Präsentation der „7 Stellhebel

für mehr Energie in Lern- und Change-

prozessen“. Und am dritten Abend eine lockere

Mischung aus Musik, Aktion und dunklem Seeo-

ner Graf Aribo-Bier, damit Raum bleibt für infor-

mellem Austausch.

Austausch: Jeder Teilnehmer entscheidet

selbst, was er mit wem austauscht oder vertieft

und ob dabei Fachsimpeln oder lockerer Plausch

überwiegt. Als Veranstalter installiert man dafür

viele Plattformen mit Zeit und Raum, die dann

nach Lust und Laune genutzt werden. So entste-

hen z.B. Austauschgruppen quer über die be-

suchten Impulse hinweg: Austausch-Menuett

und Gruppen in den Farben der Shake-Eier,

nach Heimatregionen oder Interessen- und

Themenfeldern.

Ausreichend lange Stehtisch-Kaffeepausen im

Klosterhof, Tischgruppen unter schattigen Bäu-

men, „kollegiales Eierbrüten“ sowie „Morgen-

grauen“, „Freiraum“ und „late night am See“ ge-

ben Gelegenheit, mit neuen Menschen ins Ge-

spräch zu kommen. Und damit man schnell

weiß, wer wer ist, gibt’s Teilnehmerlisten mit

Fotos und Namensbuttons.

Spielräume und Wahlmöglichkeiten: Kreatives

Lernen und Arbeiten braucht Spielräume, zum

Beispiel die Wahlmöglichkeit, sich das indivi-

duelle Lern-Menu frei zusammenstellen zu kön-

nen – inhaltlich und mit persönlichen Schwer-

punkten für Kopf, Herz und Hand. „Spielräume“

sind aber mehr als nur Wahlmöglichkeit im Pro-

gramm. Es braucht freie Zeiten zwischen den

Impulsen, es braucht Möglichkeit und Räume,

mit anderen an eigenen Themen und Frage-

stellungen arbeiten zu können (beim „Eierbrüten“

ist das offiziell angesagt).

„Freiraum“ und „Morgengrauen“: Feste Zeit-

fenster für ad hoc Entstehendes und für Ange-

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bote im Sinne klassischer Rahmenprogramme,

z.B. Sportliches und Meditatives noch vor dem

Frühstück und kurzfristiges, Vertiefendes, Ergän-

zendes, Musikalisches vor dem Abendbuffet. Die

Initiativen dazu kommen von den Teilnehmern,

Impuls-Gebern und „Guten Geistern“. Die Aktivi-

täten werden im Plenum publik gemacht.

Werkstattarbeit & „Eierbrüten“ als Gegen-

gew icht zur Input-Orientierung: Kreative I-

deen-Impulse plus eigenes Erarbeiten oder Ver-

tiefen eigener Themen – das scheint uns zu-

mindest für LernEvents eine reizvolle Mischung

zwischen „Abfüttern“ und „Do-it-yourself“.

Diashow als Summary: Kurz vor dem Luft-

ballon-Finale noch die intensivierende Diashow

mit den schönsten Fotos der vergangenen Tage

– mit sanfter Begleitmusik.

Folgetaten planen: Was nehm’ ich mit, was

setz’ ich um? Das war Thema des Abschluss-

Plenums. Das wird in der Schlussrunde mit den

aktuellen Sitznachbarn diskutiert. Und damit es

nicht nur beim Reden bleibt, materialisiert sich

das auf kleinen Zettelchen. Die binden die Teil-

nehmer an die gasgefüllten Luftballons und die

schweben vorerst unter der barocken Decke des

großen Lambertisaals. Und damit die guten Vor-

sätze auch langfristig Auftrieb bekommen, lassen

wir am Ende alle Luftballons vom Klosterhof aus

in den Himmel steigen. Wer es langsam ausklin-

gen lassen will, bleibt anschließend noch zum

gemeinsamen Mittagessen.

7. Die Werkstatt-Atmosphäre

Wie entstehen Leichtigkeit, Flow und stimulieren-

de Lust auf Neues? In Seeon spielte einiges

zusammen – nicht alles davon ist planbar:

Veranstaltungs-Image im Vorfeld: Presse-

arbeit und Werbung haben den merk-würdig-

eigenwilligen Rahmen und die „informelle Werk-

statt-Atmosphäre der Sommer-Akademie betont.

Das lenkt Erwartungen und Verhalten.

„Wiederholungstäter“: Viele Teilnehmer in

Seeon waren früher schon bei WUP-Seminaren

oder vorangegangenen Sommer-Akademien da-

bei. Von dieser Vertrautheit profitieren alle –

auch die Veranstalter. Ein Hauch von Sommer-

Familienfest liegt über der ganzen Veranstaltung.

Der richtige Ort: Die mächtige Klosteranlage

auf der Halbinsel im See und der dort perfekte

Service tun ihr übriges für eine barock-leichte,

ruhende Atmosphäre. Nicht umsonst machen wir

um die üblichen Kongresszentren einen mög-

lichst weiten Bogen.

Kontakt, Austausch und Bewegung: Sensibel

starten, Menschen rasch und oft miteinander in

Kontakt bringen, Angebote für Austausch etablie-

ren, rasche Wechsel von Themen, Aktivitäten

und Räumen, Sitzen und Stehen im Wechsel,

lockere und ungewöhnliche Arbeitsmethoden,

Überraschungen, Musik und kleine Inszenierun-

gen, Zitate von Bühnenshows, Theater und E-

vents, kombiniert mit einem Schlag Improvisation

und die Arbeit an eigenen Themen – das sind

bewährte Mittel für locker-produktive Werkstatt-

Arbeitsatmosphäre.

Facts and fun!

Wirkung und Wirksamkeit brau-

chen Kopf, Herz und Hand! Die ganze Palette

zur individuellen (!) Wahl: Vom selber Musik

machen (mit Bezug zu Großgruppen-Events),

übers Erleben von Methoden und Methoden-

Simulation bis hin zum Hören, Sehen und Disku-

tieren theoretischer Konzepte. Und ergänzend

die körperorientierten Wahlkomponenten beim

„Morgengrauen“. Und weil das Themenangebot

trotzdem noch fachlich genug ist, braucht es

„Ernst-Verspieltes“ als Gegengewicht. Uns war

da besonders das „Seeoner Mysterienspiel“

wichtig. Durch die eigenwillige Verpackung mag

es nach Klamauk aussehen, bringt aber unsere

Erfahrungen und Botschaften zu LernEvents auf

den Punkt. Nicht umsonst bricht es unvollendet

ab, denn die Fragen um die Balance von LUST

und ASKESE stellen sich bei jedem EIVENT

neu.

8. „Eierbrüten“ als Gegenpol

Was auf den ersten Blick nur als Fortsetzung der

Veranstaltungs-Metaphorik wirken mag, dreht die

Arbeitsstruktur radikal um 180 Grad: Von Montag

bis Mittwoch mittag standen Themen-Foren und

Impuls-Sessions im Programm, also hoch dosier-

ter „Input“ – trotz vielfältig variierter Präsenta-

tions- und Vermittlungsformen. Das entspricht

den Erwartungen der Teilnehmer, aber von der

Dynamik ist es nun Zeit für mehr Eigenaktivität.

Im Programm stehen Werkstatt-Themen und

klassisches „Eierbrüten“.

Auch für uns Veranstalter ist dieser Wechsel

radikal: Das bisherige Programm mit festge-

planten Impulsen hatte „alles unter Kontrolle“.

Aber nun sind Werkstatt-Themen und „Eier-

brüten“ in kleinen Kreisen angesagt. Selbst-

organisation ist das Motto – und sie funktioniert,

heizt noch mal an, bringt alle in Bewegung.

9. Die „Guten Geister“

Veranstaltungen brauchen Helfer: Für Auf- und

Abbau, fürs Tagungsbüro, für Material- und Ge-

räteverwaltung, Logistik und Technik, für die

Unterstützung der Impuls-Geber, für Plakate,

Fotos und Kurzberichte, für die Evaluation, fürs

Morgengrauen und für frische Ideen. Ein Teil

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unserer „Rothäute“ (wegen der roten WUP-

Pullover) steht inzwischen bereits im Beruf und

auch die Studenten haben Trainings- und Veran-

staltungserfahrung. Aus den Bewerbungen ha-

ben wir 2004 insgesamt 14 ausgewählt. Das

erlaubt zwischendurch eine Freirunde vom an-

strengenden Job – man wird dann „echter“ Teil-

nehmer. Die Helferinnen und Helfer organisieren

sich als Gruppe weitgehend selbst. Die Abstim-

mung zur Veranstalter-Crew läuft über das Ta-

gungsbüro.

10. „Exhibition“

Die Sommer-Akademie soll Austauschplattform

sein. Für all’ die, die keinen eigenen Impuls-

Beitrag anbieten, aber dennoch interessantes

anzubieten haben, wurde in den großen Gängen

des Klosters eine ständig wachsende Ausstel-

lung initiiert. Jeder konnte Flächen gestalten,

Ergebnisse zeigen. Und zwischendurch waren

diese kleinen „Messestände“ Treffpunkt für ad

hoc angesagte Austauschmeetings.

11. Theater, Musik und Gesang

Musik als wichtiges Element von Veranstaltun-

gen war Thema eines Impuls-Beitrags. Vor allem

aber ist sie Stil- und Gestaltungsmittel: Ge-

räuscherzeuger aller Art für alle, der große

Gong, die Start- und Appelltrompete live, alte

klösterliche Musik als Konserve und mit profes-

sionellen Musikern: Beim Start und Finale, beim

„Mysterienspiel“ mit alten Instrumenten und

Chorgesänge des „ganzen Volks“ beim Seeoner

„Mysterienspiel“.

12. Fotos und Druckerei vor Ort

Mit rund 10 Digitalkameras gehen Gute Geister

plus WUP-Crew in Seeon auf Fotojagd. So ent-

stehen an die 2000 Bilder. Die werden sofort

bearbeitet. Die besten davon sind am Schlusstag

bereits im Finale zu sehen. Sie wandern später

in die Homepage und die Veranstaltungs-Doku-

mentation.

Printmaterial vor Ort: Programmheft, Schreib-

block mit Eierlogo, gemalte Mappen als persön-

liche Unikate und die tägliche Veranstaltungs-

zeitung. Sie enthält Text- und Foto-Rückblicke

auf den Vortag und das jeweils aktuelle Tages-

Programm. Natürlich wird deren Verteilung am

Morgen als „Extra-Blatt“ inszeniert.

Veranstaltungs-Dokumentation: Sie entsteht

mit zeitlichem Abstand und enthält ausgewählte

Fotos, Kurzberichte und viele Texte. In den letz-

ten Jahren entwickelte sie sich vom Fotoalbum in

Richtung Tagungsband und dann zur umfangrei-

chen CD- und Netzdokumentation. Ein dünner

schwarzer Hardcover-Band mit Fotos und einem

kurzen Überblick sorgt dafür, dass die Dokumen-

tation dennoch weiterhin „handfest“ bleibt.

13. Evaluation

Wir haben auf formale Evaluation verzichtet,

dafür aber viel weiche Daten gesammelt: Viele

Gespräche mit Teilnehmern aller Art, Anwesen-

heitsstatistiken pro Impuls durch die Guten Geis-

ter und Nachinterview mit ausgewählten Perso-

nen.

14. Alles „nur“ kleine Inszenierung?

Fast alle aufgeführten Konzept- und Design-

Elemente lassen sich dem Stichwort „Insze-

nierung“ unterordnen, also all dem, was man

absichtsvoll (mehr) tut, um Wirkung und Wirk-

samkeit zu erhöhen, um Botschaften klarer rüber

zu bringen: Nicht immer sind das große Aktio-

nen. Oft genügt das Zitat oder die improvisierte

Geste um etwas w irkungsvoller und wirksamer

„in Szene“ zu setzen. Gerade in diesen kleinen

Formen der Inszenierung sehen wir die Chance

für lebendige und nachhaltige Trainings,

Workshops und Events.

Susanne Polewsky & Dr. Hermann Will