besprechen

Schade um die Zeit! Projektteams, Mitarbeiter und Führungskräfte verbraten viel Zeit in Sitzungen, Besprechungen und Arbeitstreffen. Schön, wenn die dann wenigstens Zeit und Geld wert wären und alle glücklich und voller Tatendrang nach hause gingen. Das wäre ein Modell für Führung, Partizipation und Kooperation. Aber oft hören wir, dass dem nicht so ist. Abhilfe bringen „Besprechungstrainings“ oder man geht das Thema umfassender an und kümmert sich um „Besprechungskultur“ im Unternehmen. Das erfordert dann auf alle Fälle das Committment des Managements.

DAS BESPRECHUNGSVIRUS
Besprechungen bringen faktisch und emotional selten gute Rendite. Viele Projekte, Teams und Unternehmen kranken am gleichen Übel:

-   Zu viele und zu lang dauernde Besprechungen
-   Zu viele oder die falschen Teilnehmer
-   Mangelnde Ziel- und Ergebnisorientierung
-   Unzureichende Umsetzung von Beschlüssen.

Handwerklich wäre die Lösung einfach: Klare Ziele. Vorbereitung auf den Punkt. Fairness, dass alles gesagt werden kann – in der richtigen Zeit. Festhalten, dass nichts verloren geht. Mut zur Entscheidung. Konsequente Umsetzungsverfolgung. Das ist Führungs-Handwerk und lässt sich lernen.
Aber manche Besprechungsleiter sind relativ ahnungslos in bezug auf Besprechungsmoderation oder scheitern an Unternehmenskulturen, die Moderationstugenden wenig schätzen: „Moderator? Brauchen wir nicht! Das klappt auch so ....“. „Ah, Du warst wohl auf einem Training?!“

DIE ANTWORT: PROJEKT „BESPRECHUNGSKULTUR“ IM UNTERNEHMEN
Für ein Familienunternehmen mit fast 2000 Mitarbeitern hatten wir intern mehrere Besprechungstrainings durchgeführt. Die Rückmeldung der Teilnehmer: „Wunderbar, aber das Training sollten zuallererst unsere Chefs besuchen!“. Das leuchtete auch dem Management ein, denn man kehrt die Treppe klugerweise von oben. Also entstand das Projekt „Besprechungskultur optimieren!“.
Die Leitungsebene erarbeitete Prinzipien für eine bessere „Besprechungskultur“ und verpflichtete sich, diese „neue Besprechungskultur“ vorzuleben sowie auf deren Verbindlichkeit zu achten. Alle Führungs¬kräfte und Projektleiter, die Besprechungen leiten, setzten sich dann in kurzen Workshops mit den neuen Regeln auseinander und erarbeiteten Tipps für die Umsetzung.
Kleiner Wermutstropfen: Wir hätten uns gewünscht, dass alle Mitarbeiter auch an der Entwicklung der Regeln beteiligt gewesen wären, aber das schien der Geschäftsleitung als zu aufwendig.
So sind wir vorgegangen:

1.   Recherchieren: Online-Befragung der Mitarbeiter zu Effektivität von und Zufriedenheit mit Besprechungen
(1. Quartal).
2.   Kreieren: Entwickeln von Besprechungsregeln durch oberste Führungsebene (Halb-Tages-Workshop, 2. Quartal).

3.   Kommunizieren: Information über Prozess und neue Regeln in der Firmenzeitung (3. Quartal).

4.   Implementieren: Kurz-Workshops zur Umsetzung für alle, die Besprechun¬gen leiten (über 300 Mitarbeiter & Führungskräfte, 4. Quartal). Flankierend gab es dazu für alle Besprechungsleiter eine kleine Broschüre mit den „10 Regeln unserer Besprechungsmoderation“ als kleines „Handbuch“.

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